Οδηγός myDATA & Διαδικασία Συνεργασίας
- μέγεθος γραμματοσειράς μείωση του μεγέθους γραμματοσειράς αύξηση μεγέθους γραμματοσειράς
- Εκτύπωση
Τι είναι το σύστημα myDATA;
σχετικά με την εφαρμογή της νέας νομοθεσίας της ΑΑΔΕ του Υπουργείου Οικονομικών,
η οποία αφορά την λειτουργία της ψηφιακής πλατφόρμας myDATA
Το σύστημα myDATA καταγράφει και διασταύρωνει κάθε μια από τις εμπορικές συναλλαγές μεταξύ των επιχειρήσεων, δημιουργώντας σε ζωντανό χρόνο, ψηφιακά φορολογικά βιβλία
O στόχος του συστήματος, σύμφωνα με την ΑΑΔΕ είναι:
01 αυτοματοποίηση της συμπλήρωσης των φορολογικών δηλώσεων, και φορολογικού αρχείου της επιχειρησης,
02 την απαλλαγή από την υποχρέωση υποβολής Καταστάσεων Πελατών Προμηθευτών (ΜΥΦ), σχετικά με διασταυρώσεις παραστατικών
03 καταπολέμηση της φοροδιαφυγής, λόγω την διασταύρωσης όλων των εμπορικών συναλλαγών σε ζωντανό χρόνο
Λειτουργία συστήματος myDATA
Η πλατφόρμα myDATA έχει σχεδιαστεί για να συλλέγει σε ζωντανό χρόνο:
- όλες τις εμπορικές συναλλαγές των επιχειρήσεων,
- Συναλλαγές Εσόδων ανά δραστηριότητα,
- Συναλλαγές γενικών εξόδων, κόστους ανά δραστηριότητα,
- με σκοπό τελικά να σχηματίσει φορολογικά βιβλία,παράλληλα με τα λογιστικά
Δυνατότητες ΑΑΔΕ για "Έλεγχo"
με απώτερο στόχο την δυνατότητα της εφορίας:
- να κάνει διασταυρώσεις σε ζωντανό χρόνο,
- σχετικά με συντελεστές μικτού κέδρους ,αποτροπή αναδρομικής διόρθωση βιβλίων & δηλώσεων ΦΠΑ,
- χρονική συσχέτιση αγορών/ πωλήσεων/γενικών εξόδων,
- διαμόρφωση των αποτελεσμάτων και με ό,τι μπορεί να θεωρηθεί ,
- “παραβατική συμπεριφορά”
20/12/2022 - Το παρόν άρθρο περιέχει πληροφορίες για προθεσμίες σχετικά με την χρήση του συστήματος myDATA από 2023 και εφεξής
1. Διαβίβαση συνόψεων/χαρακτηρισμών παραστατικών εσόδων 2023 και εφεξής, σε πραγματικό χρόνο ή την επόμενη μέρα (ανάλυση σε πινάκα που ακολουθεί)
2. Διαβίβαση χαρακτηρισμών εξόδων, με την υποβολή δήλωσης ΦΠΑ 3. Διαβίβαση συνόψεων / χαρακτηρισμών σχετικά με δεδομένα παράλειψης / αποκλίσης εξόδων 2023 και εφεξής, έως τρεις μήνες μετά από τέλος κάθε ημερολογιακού τριμήνου από τον λήπτη, 4. Αποδοχή παράλειψης / αποκλίσης λήπτη εξόδων 2023 από τον εκδότη έως τεσσερις μήνες μετά από τέλος κάθε ημερολογιακού τριμήνου,
Πληροφορίες myDATA
Σύνοψη Παραστατικού myDATA
Η Συνοψη αποτελείται από τα στοιχεία του υποχρεωτικού περιεχομένου του παραστατικού χωρίς την αναλυτική διάκριση των ειδών (αγαθών - υπηρεσιών) π.χ:
- Α/Α γραμμής Παραστατικού, Ημερομηνία ΜΑΡΚ,
- Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης Παραστατικού (ΜΑΡΚ),
- ΑΦΜ Εκδότη, Ονοματεπώνυμο / Επωνυμία Εκδότη[...], Καθαρή Αξία, ΦΠΑ κλπ
- συνολικά έως και 40 πεδία πληροφοριών
Χαρακτηρισμός Παραστατικού myDATA
Χαρακτηρισμός ενός Παραστατικού είναι η λογιστικοποίηση του για φορολογικούς σκοπούς
- Κάθε "γραμμή είδους" ενός παραστατικού, λογιστικοποιείται
- με καταχώρηση 1. "Τύπου χαρακτηρισμού" 2. "Είδος χαρακτηρισμού" και 3. Αξίας
- πληροφορίες σχετικές με την συσχέτηση της συναλλαγής με την φορολογική δήλωση Ε3
- με την ολοκλήρωση του χαρακτηρισμού λαμβάνεται κωδικός ΜΑΡΚ
Πλήρη Στοιχεία Σύνοψης (Παραρτημα Εγγυκλίου 1138/2020)
Ρόλοι myDATA Επιχείρησης / Λογιστή & Υποχρεώσεις:
Η επιχείρηση σας, και εμείς ως λογιστικό γραφείο καλούμαστε, να ανταποκριθούμε σε κατηγορίες υποχρεώσεων myDATA με διαφορετικούς ρόλους:
Υποχρεώσεις Επαγγελματία / επιχείρησης:
- εισερχόμενος στο σύστημα myDATA,
- να διαβιβάσει συνόψεις των παραστατικών πωλήσεων και εσόδων και
- να ελέγξει παραστικά εξόδων, εμπορευμάτων και συναλλαγών που επηρεάζουν τα κέρδη και τις ζημίες, ήδη διαβιβασμένα από τους προμηθευτές
- να απορρίψει τυχόν άσχετα ή λανθασμένα παραστατικά εξόδων ή αγορών ή να δηλώσεις αποκλίσεις στην αξία του παραστατικού
Υποχρεώσεις λογιστικού γραφείου
- Θα χαρακτηρίσει τις συναλλαγές σύμφωνα με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα,
- Θα ενημερώσει το φορολογικό βιβλίο (myDATA) και το λογιστικό βιβλίο,
- θα διαβιβάσει τις λοιπές μη-διασταυρωνόμενες εγγραφές εσόδων / εξόδων
- θα επαληθεύσει τις φορολογικές δηλώσεις, που θα προ-συμπληρώνονται από το σύστημα, αλλά θα επιδέχονται αναμόρφωση.
Παραστατικά Εξόδων/αγορών myDATA
Το συστημα myDATA, δεν έχει προβλέψει διακριτές διαδικασίες για 1. την αποδοχή ενός τιμολογίου και 2. την λογιστικοποίηση του. Δεν προβλέπεται ρόλος υπεύθυνου προμηθειών, ο οποίος είναι υπεύθυνος για την αποδοχή των τιμολογίων. Με την αποδοχή ενός τιμολογίου, στο σύστημα myDATA, πρέπει ταυτόχρονα να γίνει η λογιστικοποίηση στο φορολογικό βιβλίο με απευθείας σύνδεση στην φορολογική δήλωση Ε3.
Η λειτουργία του συστήματος myDATA, για επεξεργασία κάθε λαμβανόμενης σύνοψης εξόδων,
δίνει τρείς επιλογές:
01 Λογιστικοποίηση ενός παραστατικού, ως έξοδο της επιχείρησης
02 Απόρριψης της συναλλαγής, ως άγνωστη ή μη αποδεκτή
03 Δήλωση απόκλισης σχετικά με την αξία της συναλλαγής
Συνεπώς ο ψηφιακός μετασχηματισμός της λήψης τιμολογίων στο σύστημα myDATA δεν συμβαδίζει με την πρακτική των μικρομεσαίων επιχερησεων, όπου η λήψη των τιμολογίων, είναι ένας διακριτός ρόλος και ανήκει σε εμπορικά στελέχη. Επίσης, ο λογιστής δεν έχει την σχετική πληροφορηση ώστε να αποφασίζει την αποδοχή ή την απόρριψη τιμολογίων.
Συνεπώς θα πρέπει με βάσει των παραπάνω επιλογών του συστήματος,
- πριν την ενημέρωση των παραστατικών από τον λογιστή,
- θα πρέπει να γίνεται έλεγχος των παραστατικών από τον επιχειρηματία ή υπάλληλο εμπορικού τμήματος της επιχείρησης
- με εντοπισμό άγνωστων συνόψεων παραστατικών, απορριψή τους με σκοπό την μειώση της πολυπλοκότητας επξεργασίας πληροφοριών
"Αποδοχή" παραστατικών
πρo myDATA
- Με την ολοκλήρωση της συναλλαγής ο προμηθευτής αποστέλει στην επιχείρηση το παραστατικό,
- Η επιχειρηση ελέγχει τις "γραμμές ειδών" του παραστατικού και τα στοιχεία του τιμολογίου,
- Γίνεται η αποδοχή του παραστατικού, με υπογραφή στο τιμολόγιο, ή βάσει σύμβασης, ή δια λόγου,
- Το τιμολόγιο, αποστέλεται στον λογιστή, ο οποίος λαμβάνει ένα τεκμήριο ότι το τιμολόγιο πρέπει να καταχωρηθεί στα βιβλία της εταιρίας,
- Η καταχώρηση γίνεται στο λογιστικό σύστημα,
- Τα στοιχεία του τιμολογίου αποστέλονται στο Taxis ώστε αυτό να διασταυρωθεί με τους προμηθευτές,
"Αποδοχή" παραστατικών
με myDATA
- Με την ολοκλήρωση της συναλλαγής ο προμηθευτής αποστέλει στην επιχείρηση το παραστατικό,
- Ο προμηθευτής αποστέλει στο σύστημα myDATA την σύνοψη του παραστικού,
- Η επιχειρηση ελέγχει τις "γραμμές ειδών" του παραστατικού και τα στοιχεία του τιμολογίου,
- Γίνεται η αποδοχή του παραστατικού, με υπογραφή στο τιμολόγιο, ή βάσει σύμβασης, ή δια λόγου,
- Το τιμολόγιο, αποστέλεται στον λογιστή, ο οποίος λαμβάνει ένα τεκμήριο ότι το τιμολόγιο πρέπει να καταχωρηθεί στα βιβλία της επιχειρησης,
- Ο λογιστής με το πλήρες τιμολόγιο θα πρέπει να αναζητήσει, μέσω αναζήτησης MARK, την σύνοψη του τιμολογίου στην βάση myDATA,
- Με τον εντοπισμό του τιμολογίου, δύναται να ενημερωθούν τα λογιστικά βιβλια και φορολογικά βιβλία της επιχείρησης με ενημέρωση στην βάση myDATA.
Άγνωστα τιμολόγια,
προς αποδοχή, απόρριψη ή δήλωση απόκλισης
- Με την ολοκλήρωση της συναλλαγής ο προμηθευτής αποστέλει στην επιχείρηση το παραστατικό,
- Ο προμηθευτής, αποστέλει στο σύστημα myDATA την σύνοψη του παραστατικού,
- Ο λογιστής, μετά από έλεγχο στην βάση myDATA, διαπιστώνει την ύπαρξη μιας άγνωστης σύνοψης παραστατικού, που δεν αντιστοιχεί στα γνωστά τιμολόγια,
- Ο λογιστής ειδοποιεί την επιχειρηση για άγνωστο τιμολόγιο βάση myDATA,
- Η επιχειρηση επικοινωνεί με τον προμηθευτή, και αναζητά αντίγραφο του τιμολογίου,
- Η επιχειρηση λαμβάνει αντίγραφο του τιμολογίου,
- Η επιχειρηση ελέγχει τις "γραμμές ειδών" του παραστατικού και τα στοιχεία του τιμολογίου,
- Η επιχειρηση αποστέλει το τιμολόγιο στον λογιστή
- Η επιχειρηση υποδεικνύει στον λογιστή την αποδοχή, απόρριψη ή δήλωση απόκλισης σχετικά με το τιμολόγιο,
- Η βάση του myDATA ενημερώνεται από τον λογιστή σχετικά με την αποδοχή, δήλωση απόρριψης ή δήλωση απόκλισης σχετικά με το τιμολόγιο.
- Ο Εκδότης του τιμολογίου καλείται να αποδεχθεί ή να απορρίψει τυχόν δήλωση απόρριψης ή δήλωση απόκλισης σχετικά με το τιμολόγιο.
- Τυχόν ασυμφωνία μεταξύ εκδότη και λήπτη σχετικά με κάποιο τιμολόγιο, αποθηκεύεται στην βάση myDATA, η οποία δύναται να χρησιμοποιηθεί από ενδεχόμενο έλεγχο
Έλεγχος άγνωστων συνόψεων δαπανών εξόδων
Ο προληπτικός έλεγχος των συνόψεων παραστατικών για τυχον άγνωστες συναλλαγές, από τον επιχειρηματία ή συνεργάτη του, θα αποτρέπει την υπερφόρτωση του λογιστηρίου από άσκοπη / χρονοβόρα ανάζητηση πληροφοριών.
Η υπερφόρτωση πληροφοριών (Information Overload) είναι επιστημονικός όρος στην βιβλιογραφία πληφοροριακών συστημάτων, και περιγράφει από κοινωνικό-τεχνική σκοπιά (sociotechnical approach), τις συνέπειες ενός συστήματος που επεξεργάζεται περισσότερες πληροφορίες από όσες μπορεί να δεχθεί με αρνητικά απότελέσματα. Υπαρχουν παρόμοιοι επιστημονικοί όροι σχετικά με προβλήματα όπως η Υπερφόρτωση Συστημάτων (Systems Overload), Υπερφόρτωση από Αλληλεπιδράσεις (Interaction Overload), Υπερφόρτωση από Συνδιαλλαγές (Transaction Overload). Η λύση σε αυτά τα προβλήματα δύναται να είναι η ομογενοποίηση (standardation) μέσω πχ του φιλτραρίσματος των εισερχόμενων πληροφοριών οι οποίες επιδέχονται διφορούμενη ερμηνεία (equivocality), η μειωση της αβεβαιότητας κατα την λήψη επεξεργασία και παραγωγής πληροφοριών κ.λ.π. Για περισσότερες πληροφορίες επισυνάπτεται ένα σχετικό ακαδημαικό άρθρο το όποιο έχουμε μελετήσει, αλλά θα πρέπει να γίνει αντικείμενο οργανωμένης έρευνας ώστε να βρεθούν λύσεις για προβλήματα κατά την παροχή υπηρεσιών πληροφορίας, όπως αυτά που δύναται να συμβούν κατά την χρήση του συτήματος myDATA
Η απόρριψη των παραστατικών αγορών και γενικών εξόδων πάσης φύσεως, γίνεται μέσω της εφαρμογής myDATA, δηλαδή ο επαγγελματίας ή συνεργάτης του στέλεχος του εμπορικού τμήματος:
- εισέρχεται στην εφαρμογή ειδικής φόρμας καταχώρισης myDATA, ή μέσω συστήματος (ERP)
- επαληθεύει μία προς μία τις συνόψεις συναλλαγών προμηθευτών,
- απορρίπτει τις άγνωστες συναλλαγές,
- Ολοκληρώνοντας την διαδικασία θα προωθείται,
- η συλλογή των παραστατικών σε πλήρη μορφή,
- έγχαρτα ή ηλεκτρονικά στον λογιστή,
- Για την διαβίβαση των παραστατικών δύναται να χρησιμοποιηθούν οι οδηγίες ονοματοθεσίας στην σελίδα μας.
Τεχνολογικές λύσεις & κανάλια επικοινιας με myDATA
Η διαβίβαση των στοιχείων πωλήσεων θα πρέπει να γίνεται με τους εξής τρόπους/ κανάλια επικοινωνίας:
|
ΚΑΝΑΛΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ |
ΧΡΟΝΟΣ ΔΙΑΒΙΒΑΣΗΣ |
ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑ |
ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ |
|
ΖΩΝΤΑΝΟΣ ΧΡΟΝΟΣ |
ΕΠΙ ΠΛΗΡΩΜΗ/ ΣΥΝΔΡΟΜΗ |
ΥΠΗΡΕΣΙΑ SAAS [3] |
|
|
ΖΩΝΤΑΝΟΣ ΧΡΟΝΟΣ ΕΠΟΜΕΝΗ ΜΕΡΑ (απο 01/01/23) |
ΕΠΙ ΠΛΗΡΩΜΗ/ ΚΑΤ.ΕΤΟΣ |
ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ Η/Υ |
|
|
ΕΝΤΟΣ 20 ΗΜΕΡΩΝ ΕΠ. ΜΗΝΑ ΕΠΟΜΕΝΗ ΜΕΡΑ (απο 01/01/23) |
ΔΩΡΕΑΝ/ΟΡΙΣΜΕΝΕΣ ΕΠΙΧ[1] |
ΥΠΗΡΕΣΙΑ SAAS [3] (ΑΑΔΕ) |
|
|
ΖΩΝΤΑΝΟΣ ΧΡΟΝΟΣ (e-send) ΑΝΑΜΟΝΗ ΔΙΕΥΚΡΙΝΗΣΕΩΝ (myDATA) |
ΕΦΑΠΑΞ (1500 ΧΡΗΣΕΙΣ Ζ) |
ΥΛΙΚΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ Η/Υ |
|
|
5. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΔΙΑΒΙΒΑΣΗΣ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ (ΑΑΔΕ) |
ΖΩΝΤΑΝΟΣ ΧΡΟΝΟΣ |
ΔΩΡΕΑΝ/ΟΡΙΣΜΕΝΕΣ ΕΠΙΧ. [2] |
ΥΠΗΡΕΣΙΑ SAAS [3](ΑΑΔΕ) |
[1] ΦΟΡΜΑ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗΣ ΑΑΔΕ: Αποκλειστικά για επιχειρήσεις που έχουν ακαθάριστα έσοδα έως 50.000 (δήλωση 2019) και έως 50 τιμολόγια ανά μήνα
[2] ΕΦΑΡΜΟΓΗ TIMOLOGIO.GOV: Αποκλειστικά για επιχειρήσεις που απαλλάσσονται από την χρήση ταμειακής / Φορολογικού Μηχανισμού και διενεργούν συναλλαγές χονδρικής
myDATA χωρίς πρόγραμμα;
Αγαπητοί Συνεργάτες,Παρακαλούμε, να εξετάσετε την δυνατότητά σας :
Εφόσον επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε τα δωρεάν συστήματα της myDATA,
θα πρέπει για αυτά να γίνει σχετική εκπαίδευση στους χειριστές ,
- ώστε να εκδώσετε στοιχεία με το timologio.gr
- ή χειρόγραφα με καταχώριση στην ειδική φόρμα
καταχώρισης τα τιμολόγια πώλησης ή τις λιανικές πωλήσεις
- Τα προγράμματα της ΑΑΔΕ φαίνεται να λειτουργούν ικανοποιητικά για επιχειρήσεις που δεν εκδίδουν μεγάλο αριθμό παραστατικών
- στους υπερ-συνδέσμους που ακολουθούν θα βρείτε
λεπτομέρειες για τα σχετικά εγχειρίδια χρήσης των εφαρμογών της ΑΑΔΕ:
myDATA με πρόγραμμα ERP ή μέσω παρόχου
Εφόσον, η παραπάνω λύση δεν είναι εφικτή,- θα πρέπει να εγκαταστήσετε πρόγραμμα έκδοσης τιμολογίων (ERP) με σύνδεση στην ΑΑΔΕ μέσω διεπαφής χρήστη REST API.
- Εναλλακτικά θα μπορείτε να διαβιβάζετε τα παραστατικά μέσω κάποιου παρόχου που λειτουργεί διαδικτυακά με την μορφή SAAS (Software as a Service).
- Μπορούμε να σας συστήσουμε τα πιο γνωστά προγράμματα της αγοράς ή παρόχους, δεν τα αναφέρουμε στο παρόν άρθρο καθώς δεν θέλουμε να παρεξηγηθεί η επικοινωνία μας ως πωλητών.
- Σε κάθε περίπτωση, εάν δεν υιοθετηθεί από την επιχείρηση κάποια τεχνολογική λύση,θα πρέπει να υπάρξει εξοικείωση με τα δωρεάν συστήματα της ΑΑΔΕ
- Τέλος επισυνάπτονται οι συχνές ερωτήσεις απαντήσεις όπως παρατιθένται στην ιστοσελίδα της ΑΑΔΕ Συχνές Απαντήσεις Ερωτήσεις [ΑΑΔΕ]